Сущность предложения

Житель Зеленограда может выбрать комфортную для него форму обращения к власти: лично посетить центр обслуживания населения, функционирующий по принципу «одного окна», по своему усмотрению использовать Интернет или единый телефонный узел, например, получить справку, позвонив или отправив SMS-сообщение на специально выделенные номера мобильной связи. Благодаря обработке всех обращений в системе электронного документооборота, власть в обязательном порядке реагирует на любой способ обращения, предоставляя людям ответ с помощью современных средств коммуникаций. Информационной основой для всех этих каналов обращения является Единая автоматизированная система документационного обеспечения управления Зеленоградского Административного округа города Москвы (ЕАСДОУ).
ЕАСДОУ предназначена для обеспечения автоматизированного учета обращений граждан и организаций, распорядительных документов, переписки, возникающей в ходе выполнения поручений, и оперативного контроля над ходом исполнения документов в префектуре и управах округа, и реализует следующие основные функции:
— Регистрацию различных видов/типов документов и поручений:
— регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов, устных обращений граждан и представителей организаций, обращений заявителей в службу «одного окна» с использованием многоуровневой регистрационной карточки документа;
— регистрацию сопроводительных документов, прикрепленных к основному документу;
— регистрацию вторичных документов (например, ответов);
— регистрацию повторных документов на один номер с первичным документом;
— регистрацию и контроль каждого пункта документа в отдельности (для модуля “Решения и распоряжения”);
— Ведение словарей (справочников);
— Поиск документов:
— поиск любого документа по любому известному атрибуту или набору атрибутов, в том числе и контекстный поиск по содержанию (названию) документа;
— Маршрутизацию документов и поручений по ним, в том числе:
— рассылку карточек документов на исполнение в структурные подразделения (и управы района);
— Контроль исполнительской дисциплины, в том числе:
— контроль исполнительской дисциплины по заданному интервалу времени и по исполнителям;
— выдачу напоминаний о контрольных документах и сроках их исполнения (с возможностью автоматической отправки их по электронной почте);
— Формирование отчетности и печатных форм:
— подготовку справок, отчетов, печатной формы регистрационной карточки документа, подготовка сводок и списков по всему объему документов, тематическим рубрикам и т.д.;
— Сканирование (потоковое и индивидуальное) документов и хранение электронных образов в различных форматах для преобразования документов из бумажной формы в формат электронного документа;
— Использование ЭЦП и криптографического шифрования;
— Информационное взаимодействие со смежными информационными системами;
— Администрирование системы, в том числе:
— организацию резервного копирования;
— ведение, выверку и оптимизацию словарей;
— регистрацию пользователей в системе;
— разграничение прав доступа к базам данных.
В основу структуры ЕАСДОУ заложен модульный принцип ее организации, обеспечивающий возможность встраивания дополнительных модулей и взаимодействия с другими системами с использованием XML и веб-сервисов.
Технологически архитектура Системы основана на применении технологии «клиент-сервер», обеспечивающей интенсивную обработку данных на серверах и оптимизирующей сетевой трафик, что позволяет повысить общую эффективность работы. Приложения, выполняемые на клиентских местах, формируют запросы к серверам, на которых выполняется их обработка.

Масштаб мероприятия

ЕАСДОУ является территориально-распределенной системой, объединяющей в единое информационное пространство Префектуру, Управы районов и государственные учреждения Зеленоградского административного округа г. Москвы.

Организационное решение вопроса

Решение разработано в соответствии с распоряжением префекта от 27.12.2002 г. №1726-рп «О создании электронного документооборота в префектуре и районных управах Зеленоградского административного округа в 2003 г.». Система модернизировалась и расширялась в соответствии с распорядительными документами:
Перечень распорядительных документов:
Распоряжения префекта:
— №52-рп, от 16.01.2004 г. «О ходе работ по созданию электронного документооборота в префектуре и управах районов в Зеленоградском административном округе»;
— №15-рп от 14.01.2005 г. «О ходе работ по созданию электронного документооборота в префектуре и управах районов в Зеленоградском административном округе»;
— №1272-рп от 18.11.2005 г. «О создании электронной библиотеки документов префектуры и управ районов»;
— №228-рп от 03.03.2006 г. «О ходе работ по развитию электронного документооборота в системе управления Зеленограда»;
— №823-рп от 10.10.2008 г. «Об итогах создания единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления и планах по ее дальнейшему развитию».

Технологическое решение вопроса

ЕАС ДОУ работает под управлением СУБД IBM Lotus, доступ к системе осуществляется с рабочих мест пользователей на основе ОС семейства Windows.

Cоциальный результат

Внедрение системы электронного документооборота позволило:
— Создать комфортные условия для взаимодействия населения и органов исполнительной власти;
— Предоставить выбор способа обращения к власти (личное обращение, через Интернет, SMS, MMS, wap);
— Сократить личное взаимодействие заявителя с госслужащими;
— Повысить качество и доступность, предоставляемых гражданам и организациям, государственных услуг, упростить процедуры и сократить сроки их оказания;
— Повысить открытость информации о деятельности органов государственной власти, расширить возможность доступа к ней и непосредственного участия граждан, организаций и институтов гражданского общества за счет использования комфортных способов подачи обращений на основе мобильных и Интернет технологий.

Экономический результат

1. Рост эффективности управленческой реакции в результате формирования горизонтальных связей в системе государственного и муниципального управления. При ежегодной обработке около 60 тыс. обращений, затратах времени на обработку и принятие решений около 2 ч и в условиях текущей доли повторных обращений 25%, оценочное сокращение последних на 70% дает прямую экономию рабочего времени 21 тыс. человеко-часов или 2,1 млн.руб. в год.
2. Экономия расходных материалов, разъездов, потерь рабочего времени руководителей и специалистов служб в результате сокращения документооборота, оптимизация управленческой логистики. При численности аппарата служб 8 тыс.чел. — экономия на офисных расходах 3 млн.руб. в год, на транспортных затратах — до 5 млн.руб. в год.

Реализация предложения

Состав модулей ЕАСДОУ оптимален для реализации основных потребностей территориальных организаций округа в документационном обеспечении управления. Система документооборота имеет дружественный интерфейс, прозрачна для контроля и легко масштабируема. Общее количество пользователей в округе превышает 200 человек. Количество зарегистрированных документов в ЕАС ДОУ превышает 500 000, а объем накопленной информации в системе свыше 250 Гб.

Финансовые ресурсы

Система внедрена в 2003.г. Стоимость внедрения ЕАС ДОУ (тыс. руб.) —2189 тыс. рублей.

Нормативно-правовая база

Распоряжения префекта:
— №52-рп, от 16.01.2004 г. «О ходе работ по созданию электронного документооборота в префектуре и управах районов в Зеленоградском административном округе»;
— №15-рп от 14.01.2005 г. «О ходе работ по созданию электронного документооборота в префектуре и управах районов в Зеленоградском административном округе»;
— №1272-рп от 18.11.2005 г. «О создании электронной библиотеки документов префектуры и управ районов»;
— №228-рп от 03.03.2006 г. «О ходе работ по развитию электронного документооборота в системе управления Зеленограда»;
— №823-рп от 10.10.2008 г. «Об итогах создания единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления и планах по ее дальнейшему развитию».

Награды

Практика отмечена дипломом III Международного смотра-конкурса городских практик «Лучший город СНГ и ЕврАзЭС» 2010 год.