Сущность предложения

Основная идея автоматизации МФЦ:
– объединение разрозненных служб «Одного окна», созданных при различных государственных органах и учреждениях, в единый «фронт-офис»;
– полное исключение выдачи заявителям промежуточных документов, необходимых для подготовки испрашиваемых документов за счет развития электронного взаимодействия между различными государственными органами и учреждениями (в ныне существующей системе служб «одного окна» созданных по отраслевому принципу данное условие не выполняется);
– развитие различных каналов взаимодействия с гражданами.
Житель муниципального образования или представитель организации (далее –Заявитель) может выбрать комфортную для него форму обращения к власти для получения государственной или муниципальной услуги: лично посетить МФЦ, функционирующий по принципу «Одного окна», по своему усмотрению использовать Интернет или единый телефонный узел, например, получить справку, позвонив на специально выделенные номера мобильной связи. Благодаря обработке всех обращений в системе электронного документооборота МФЦ, государственные органы и учреждения (далее – Исполнители) в обязательном порядке реагируют на любой способ обращения, предоставляя ответ сотрудникам МФЦ с помощью современных средств коммуникаций. Информационной основой для всех этих способов обращения является автоматизированная информационная система «Одно окно». Система обеспечивает:
— Регистрацию обращений физических или юридических лиц.
— Регистрацию и хранение принимаемых от Заявителя документов с использованием технологии поточного сканирования в единой базе документов.
— Рассылку регистрационных карточек и прикреплённых к ним электронных образов полученных от Заявителя документов Исполнителям.
— Инициирование запросов в другие органы власти для получения нужной информации и согласований.
— Защиту информации.
— Хранение истории изменений по запросам.
— Учет и контроль предоставляемых услуг в режиме «одного окна».
— Единый порядок регистрации заявок, согласований и конечных документов для Заявителя.
— Единую структуру и порядок формирования регистрационного номера.
— Анализ работы службы «Одного окна».
— Мониторинг состояния процесса подготовки документов.
— Разграничение прав пользователей, работающих в Системе.
В основу структуры Системы заложен модульный принцип ее организации, обеспечивающий возможность встраивания дополнительных модулей и взаимодействия с другими системами с использованием XML и веб-сервисов. Технологически архитектура Системы основана на применении технологии «клиент-сервер», обеспечивающей интенсивную обработку данных на серверах и оптимизирующей сетевой трафик, что позволяет повысить общую эффективность работы. Приложения, выполняемые на клиентских местах, формируют запросы к серверам, на которых выполняется их обработка. На разработку Системы потребовалось 6 месяцев. Внедрение Системы «под ключ» производится за 60-90 дней.

Масштаб мероприятия

Система нацелена на объединение в единое информационное пространство МФЦ муниципальных образований, государственных (муниципальных) органов власти и учреждений. Широкомасштабное внедрение Системы позволит решить проблему доступности и оперативности предоставления государственных и муниципальных услуг каждому жителю муниципального образования. Система является типовой и тиражируемой, что позволяет в сжатые сроки выполнить главную задачу административной реформы.

Организационное решение вопроса

Решение разработано в соответствии с: – Указом Президента Российской Федерации от 23 июля 2003 г. N 824;
– концепцией использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года, одобренная распоряжением Правительства РФ от 27.09.2004 N 1244-р (с изм. на 21.11.2006);
– концепцией административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах и плане мероприятий по проведению административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах, одобренная распоряжением Правительства РФ от 25.10.2005 N 1789-р;
– типовым положением о многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, одобренное Решением Правительственной комиссии по проведению административной реформы (протокол заседания Комиссии от 27 июля 2007 г. № 66);
– Федеральным Законом РФ от 27 декабря 2009 г. N 365-ФЗ;
– распоряжением Правительства РФ от 17 декабря 2009 г. N 1993-р (в ред. от 07.09.2010 N 1506-р).
Для обеспечения реализации всех возможностей МФЦ, необходимо разработать оргштатную структуру, которая включала бы должности не только основных специалистов МФЦ, но и дополнительные должности для персонала, который обеспечивал бы посетителям комфортное ожидание приема и сопутствующие услуги (например, услуги страхования, присмотра за детьми, бытовые услуги и т.п.). Перечень сопутствующих услуг уточняется и обосновывается Директором МФЦ при обследовании потребностей населения муниципального образования.

Технологическое решение вопроса

Для решения своего вопроса, Заявитель обращается в МФЦ по телефону, на портал или лично. С помощью средств информирования МФЦ Заявитель выясняет вид государственной (муниципальной) услуги, в которой он нуждается и знакомится с порядком ее предоставления. Подготовив соответствующий пакет документов на предоставление услуги, Заявитель должен обратиться в службу «Одно окно». При обращении он передает регистрирующему сотруднику МФЦ заявление установленного образца и комплект документов (паспорт, доверенность, градостроительные документы и т.п.). Взамен Заявителю выдается опись принятых документов и расписка с указанием срока исполнения услуги. Учет обращений Заявителей ведется в бумажной и электронной формах в журнале регистрации и контроля и в регистрационной карточке соответственно. После заполнения регистрационной карточки, принятому документу автоматически присваивается регистрационный номер, и документ передается для хранения в базу данных Системы. В любой момент времени пользователю доступна актуальная информация о документах, находящихся в Системе. Документы хранятся в Системе в виде регистрационных карточек, в которых представлены основные идентификационные реквизиты документов и сопутствующая информация о ходе работы с ними. Регистрационная карточка может содержать ссылки на файлы с электронными копиями документов. Таким образом, регистрационная карточка документа содержит исчерпывающие сведения о документе. При необходимости специалисты МФЦ отправляют запросы на получение документов в органы власти, сохраняя их в виде карточек запросов, которые могут содержать ссылки на файлы с электронными копиями документов. Исполнители, ответственные за подготовку запрошенных документов, получают запрос из службы «Одно окно», оформляют документ и передают его в службу «Одно окно» для выдачи Заявителю. Специалисты МФЦ выдают запрошенные документы Заявителям или их доверенным лицам в установленные для каждого вида документов сроки. После выдачи документа ответственное лицо делает соответствующую пометку в журнале регистрации и контроля исполнения обращений. Для оперативной работы с документами Система предоставляет средства многокритериального поиска. Взаимодействие между МФЦ и Исполнителями осуществляется путём обмена файлами, содержащими информацию в структурированном виде. Система реализована и функционирует под управлением СУБД: Lotus Domino, доступ к системе осуществляется с рабочих мест пользователей на основе ОС семейства Windows.

Cоциальный результат

Внедрение Системы позволило:
— Создать комфортные условия для взаимодействия населения и органов исполнительной власти;
— Предоставить выбор способа обращения к власти (личное обращение, через Интернет, по телефону);
— Сократить личное взаимодействие заявителя с госслужащими;
— Повысить качество и доступность, предоставляемых гражданам и организациям, государственных услуг, упростить процедуры и сократить сроки их оказания;
— Повысить открытость информации о деятельности органов государственной власти, расширить возможность доступа к ней и непосредственного участия граждан, организаций и институтов гражданского общества за счет использования комфортных способов подачи обращений на основе информационных технологий.

Экономический результат

1. Рост эффективности управленческой реакции в результате формирования горизонтальных связей в системе государственного и муниципального управления. При ежегодной обработке около 60 тыс. обращений, затратах времени на обработку и принятие решений около 2 ч и в условиях текущей доли повторных обращений 25%, оценочное сокращение последних на 70% дает прямую экономию рабочего времени 21 тыс. человеко-часов или 2,1 млн.руб. в год.
2. Экономия расходных материалов, разъездов, потерь рабочего времени руководителей и специалистов служб в результате сокращения документооборота, оптимизация управленческой логистики. При численности аппарата служб 8 тыс.чел. — экономия на офисных расходах 3 млн.руб. в год, на транспортных затратах — до 5 млн.руб. в год.

Реализация предложения

Предложение реализовано в Пензенском и Кондольском районах Пензенской области с размещением филиалов МФЦ в деревнях и поселках Пензенской области. На сегодняшний день МФЦ предоставляет 143 вида услуг, 100 из которых приходится на долю регламентированных документов, подготавливаемых органами исполнительной власти, а 43 – нерегламентированные услуги, оказываемые сотрудниками МФЦ. Результаты работы: создано 57 автоматизированных рабочих мест в центральном офисе МФЦ, филиалах, органах местного самоуправления, сотрудники МФЦ оказали более 16 тысяч услуг. Зона охвата населения составила более 50 тыс. человек. Решение может быть распространено на все муниципальные образования РФ. Условия реализации уточняются по результатам предварительного обследования объектов внедрения.

Финансовые ресурсы

Система внедрена в 2009 г. за счет бюджета Пензенской области. Стоимость внедрения Системы – 2 442 тыс. рублей.

Нормативно-правовая база

Решение разработано в соответствии с: – Указом Президента Российской Федерации от 23 июля 2003 г. N 824;
– концепцией использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти до 2010 года, одобренная распоряжением Правительства РФ от 27.09.2004 N 1244-р (с изм. на 21.11.2006);
– концепцией административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах и плане мероприятий по проведению административной реформы в Российской Федерации в 2006-2008 годах, одобренная распоряжением Правительства РФ от 25.10.2005 N 1789-р;
– типовым положением о многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, одобренное Решением Правительственной комиссии по проведению административной реформы (протокол заседания Комиссии от 27 июля 2007 г. № 66);
– Федеральным Законом РФ от 27 декабря 2009 г. N 365-ФЗ;
– распоряжением Правительства РФ от 17 декабря 2009 г. N 1993-р (в ред. от 07.09.2010 N 1506-р).