Сущность предложения

Решение задач автоматизации делопроизводства и электронного документооборота

Масштаб мероприятия

Масштаб мероприятия Система «Дело» обеспечивает автоматизацию документооборота и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.
Произведена настройка системы в точном соответствии со структурой администрации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений.

Организационное решение вопроса

Для координации работы по вводу в эксплуатацию системы электронного делопроизводства и документооборота в администрации города Ставрополя была создана рабочая группа.
Проведено обучение сотрудников администрации города Ставрополя для постоянной работы в системе электронного делопроизводства и документооборота «Дело».
С 11 января 2009 года система электронного делопроизводства и документооборота введена в эксплуатацию.

Технологическое решение вопроса

— Проведение предпроектного обследования существующего документооборота;
— анализ информации Заказчика и выработка правил настройки СЭДД;
— поставка программного продукта;
— установка серверных и клиентских частей прикладного программного обеспечения системы «Дело» и «Архивное дело»;
— заполнение справочников базы данных СЭДД;
— заполнение дополнительных справочников базы данных СЭДД;
— описание прав и регистрация пользователей СЭДД;
— перенос данных в систему из БД заказчика, функционирующей под управлением СУБД MS SQL Server;
— обучение администратора базы данных СЭДД (3 человека);
— разработка технологических инструкций СЭДД;
— разработка технического проекта;
— обучение системного технолога СЭДД (3 человека);
— обучение прикладного программиста СЭДД, (2 человека);
— введение в систему, расширенное заседание;
— обучение пользователей СЭДД;
— разработка шаблонов и отчетных форм;
— обучение пользователей электронного архива (курс делопроизводителя) (2 человека);
— обучение пользователей электронного архива (курс работника архива) (7 человек);
— составление кратких инструкций операторов рабочих мест СЭДД;
— поэтапный ввод системы в эксплуатацию;
— авторский надзор на этапе промышленной эксплуатации;
— завершение проекта.

Реализация предложения

Система внедрена в аппарате администрации города Ставрополя в январе 2009 года. В дальнейшем намечается реализация данной системы в отраслевых (функциональных) и территориальных подразделениях администрации города.

Финансовые ресурсы

Для реализации предложения финансирование производилось бюджетом города Ставрополя в объеме 2 464 400 рублей