Сущность предложения

В рамках реализации и внедрения Муниципальной информационной системы г. Луганска (МИС г. Луганска) выполнены работы по созданию единой системы электронного документооборота на базе «Автоматизированной системы делопроизводства «ДОК ПРОФ».

Автоматизированная система делопроизводства «ДОК ПРОФ 2.0» предназначена для автоматизации процессов общего делопроизводства, делопроизводства обращения граждан, контроля исполнения поручений руководства, текущей работы с документами в структурных подразделениях организации, обработки и согласования проектов документов, ведения электронного архива. Система имеет гибкие средства настройки, которые позволяют реализовать автоматизированный процесс делопроизводства и электронный документооборот в масштабах любой корпорации, предприятия или учреждения со сложной организационной структурой и удаленными подразделениями.

Полное описание концепции решения

Система «ДОК ПРОФ» (далее – Система) предназначена для автоматизации процессов общего делопроизводства, делопроизводства обращения граждан, контроля исполнения поручений руководства, текущей работы с документами в структурных подразделениях организации, обработки и согласования проектов документов, ведения электронного архива.

Основными целями разработки и внедрения Системы являются:

• • повышение эффективности принятия управленческих решений;
  • усиление контроля исполнительской дисциплины;
  • оптимизация потоков документационной информации в бумажном и электронном виде;
  • исключение случаев утери документов;
  • создание единого информационного пространства для ввода, обработки, анализа, хранения документов;
  • обеспечение оперативного контроля эффективности делопроизводства для информирования руководства, контроля исполнения документов, принятия решений на основе полной и достоверной информации о ходе исполнения документов и поручений;
  • предоставление руководству организации возможность внедрения эффективных методов сокращения объемов служебной переписки;
  • обеспечение регулярной проверки состояния делопроизводства, как в самой организации, так и в организациях и на предприятиях, входящих в сферу ее управления;
  • всемерное содействие рационализации, механизации и автоматизации процессов делопроизводства;
  • обеспечение организации обучения сотрудников делопроизводственной службы и других структурных подразделений пользованию системой с целью повышения квалификации;
  • автоматизация контроля выполнения требований по оформлению документов и организации делопроизводственных процессов, предусмотренных государственными стандартами и внутренними организационно-распорядительными документами и нормативами;
  • автоматизация механизма передачи неоформленных документов в случае увольнения сотрудника, а также в случае его отпуска, командировки или длительного отсутствия по служебным обстоятельствам;
  • автоматизация процесса документирования всего комплекса документов, предусмотренного номенклатурой дел;
  • автоматизация централизованного приема и передачи всех видов документов в канцелярию, поступающих в организацию из разных источников в бумажном или электронном виде;
  • уменьшение количества рутинных и ручных операций, и значительно повысить скорость обработки документов каждым ответственным сотрудником за единицу времени;
  • усовершенствование процесса обработки обращений граждан (для государственных организаций);
  • автоматизация регламентного порядка работы с документами с момента их создания или поступления до момента отправления или передачи в архив;
  • обеспечение конфиденциальности хранимой информации, проверки прав пользователей при работе с системой и защиты данных от несанкционированного доступа.

Основными задачами разработки и внедрения Системы являются:

• создания единой автоматизированной технологии делопроизводства для всех структурных подразделений организации, которая охватывает все этапы жизненного цикла бумажного документа;
• сокращение времени на выполнение процедур идентификации документов, поиска информации по реквизитам бумажных документов;
• уменьшение роли человеческого фактора в технических процедурах делопроизводства;
• создание условий для оперативного анализа процессов делопроизводства и контроля исполнения за счет ввода в действие автоматизированной технологии подготовки отчетов.

Перечень автоматизируемых деловых процессов

Система электронного документооборота ДОК ПРОФ СТЕП 2.0ТМ автоматизирует следующие деловые процессы:

1. регистрация документов;
2. документооборот;
3. контроль исполнения документов;
4. отработка обращений граждан;
5. работа с судовыми делами;
6. работа с проектами документов;
7. ведение номенклатуры дел;
8. упорядочение дел, проведение экспертизы ценности документов, хранение документов;
9. уничтожение документов;
10. подготовка документов к передаче на государственное хранение;
11. поиск документов;
12. ведение электронного архива документов;
13. мониторинг системы;
14. статистические и аналитические отчеты;
15. отправка корреспонденции;
16. обмен документами с внешними системами документооборота;
17. работа со сценариями документов;
18. управления заданиями;

Характеристики объекта внедрения

• Украина, г. Киев, Верховный Рада (Совет) Украины;
• Украина, г. Киев, Кабинет Министров Украины;
• Украина, г. Киев, Верховный Суд Украины;
• Украина, г. Киев, Администрации Государственной пограничной службы Украины;
• Украина, г. Киев, Министерство регионального развития и строительства Украины;
• Украина, г. Киев, ЗАО «Оболонь»;
• Украина, г. Севастополь, ОАО «Энергетическая компания «Севастопольэнерго»;
• Днепропетровская областная государственная администрация (ДОГА);
• Ивано-Франковская областная государственная администрация;
• Украина, г. Луганск, Луганский городской совет;
• Украина, г. Харьков, Харьковский городской совет.

Правовая принадлежность

АО «СИТРОНИКС ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ»

Возможность тиражирования

Система электронного документооборота ДОК ПРОФ, входящая в состав решения Луганского городского совета, применима для внедрения в Секретариате Президента, Кабинете министров, Верховном Совете, министерствах, ведомствах, Верховном и других судах, областных и городских советах, банках, других государственных и коммерческих организациях.

Архитектура решения, требования к инфраструктуре

Повсеместно используемая технология создания документов включает в себя компьютерный набор текста, сохранение его в любом доступном месте компьютерной сети и перенесение на бумажный носитель. Недостаток этой технологии заключается в отсутствии возможности отслеживания и контроля процесса создания документа в автоматизированном режиме. Отсутствие контроля может привести к фальсификации документа, утере электронной версии проекта документа, несоответствию проекта документа его конечной версии, утвержденной руководством и т.д. Перечисленные недостатки особенно недопустимы, если речь идет о подготовке распорядительских документов, законов, указов и т.п.

Задача внедряемой в организации системы автоматизации делопроизводства заключается в создании такого процесса подготовки документов, который позволит в автоматическом режиме отслеживать и контролировать ход подготовки, работу специалистов, сроки исполнения и другие необходимые параметры.

Описанная выше задача успешно решена в системе автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ». Перед компьютерным набором текста в системе для каждого документа создается и сохраняется так называемая электронная регистрационно-контрольная карточка (ЭРКК). Карточка создается при регистрации входящей или исходящей корреспонденции, проектов нормативно-правовых актов, поручений и т.д. ЭРКК содержит информацию о регистрации документа, представленную в цифровой форме (порядковый номер документа, название документа, номер документа и т.д.) и информацию, включающие характеристики документа в словесной форме (наименование корреспондента или группы корреспондентов, тип документа, его статус и т.д.). После создания карточки в текстовом редакторе Microsoft Word осуществляется набор текста документа. Версию текста документа, окончательную и (при необходимости) промежуточные, сохраняют в базе данных системы автоматизации делопроизводства. После утверждения окончательной версии проект печатают на бумажном носителе. Информация, хранимая в карточке в цифровом виде, преобразуется в штриховой код и этот штриховой код наносится на каждую страницу бумажного носителя документа, причем штриховой код содержит номер страницы проекта документа. Оригиналы документов на бумажном носителе сохраняются в архиве организации.